Política de Privacidad de Copilot Audit
Última actualización: 22/04/2025
En NextBP, damos gran importancia a la protección de su privacidad. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos y compartimos información cuando utiliza nuestro complemento para Excel, Copilot Audit (el “Software”).
1. Información que recopilamos
Podemos recopilar los siguientes tipos de información:
- Información de suscripción: Cuando se suscribe al Software, recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y la información necesaria para procesar el pago, que es gestionado por nuestro proveedor de pagos externo, Creem.io. No almacenamos la información completa de su tarjeta de crédito.
- Datos de uso: Recopilamos información sobre cómo utiliza el Software (funciones utilizadas, frecuencia, etc.), así como metadatos sobre el procesamiento (ej.: número de documentos/páginas procesadas) para gestionar las cuotas de uso, asegurar la facturación, mejorar el Software y supervisar su rendimiento. Estos datos suelen ser agregados o anonimizados.
- Documentos y Datos Extraídos: Para proporcionar ciertas funciones clave del Software, incluido el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y el matching de datos:
- Es posible que necesite seleccionar áreas de documentos (“snipping”) localmente en su ordenador.
- Las imágenes o datos extraídos mediante snipping, o los documentos completos que envíe para análisis, se transmiten de forma segura a nuestros servidores para ser procesados allí.
- Nuestros servidores, donde se realizan estos procesamientos (OCR, matching), están alojados en Hetzner Online GmbH en Alemania.
- Procesamiento efímero: El contenido de sus documentos se procesa en nuestros servidores únicamente durante el tiempo necesario para realizar la tarea solicitada (OCR, matching). No almacenamos de forma permanente el contenido de sus documentos en nuestros servidores una vez finalizado el procesamiento. Los datos entran, se procesan y el resultado se le devuelve. No conservamos una copia del contenido del documento en sí una vez finalizada la operación, salvo si se requiere temporalmente por razones técnicas de caché o de registro operativo (logs), que se gestionan de forma segura y se purgan regularmente.
- Feedback: Si elige proporcionarnos comentarios, sugerencias o informar de problemas, recopilaremos la información que nos transmita.
2. Uso de la información
Utilizamos la información recopilada para los siguientes fines:
- Proporcionar, mantener y mejorar las funcionalidades del Software, incluido el procesamiento de los documentos enviados.
- Gestionar su cuenta, procesar sus transacciones de suscripción a través de Creem.io, y administrar las cuotas de uso.
- Realizar los procesamientos solicitados en los documentos (OCR, matching) en nuestros servidores seguros.
- Proporcionarle soporte técnico y responder a sus solicitudes.
- Analizar los datos de uso y los metadatos de procesamiento para mejorar el rendimiento, la fiabilidad y las funcionalidades del Software.
- Comunicarle información importante sobre el Software (actualizaciones, mantenimiento, cambios).
- Garantizar la seguridad de nuestros servicios, detectar y prevenir el fraude o el abuso.
- Cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias.
3. Intercambio de información
No vendemos su información personal. Podemos compartir cierta información con terceros únicamente en los siguientes casos:
- Proveedores de servicios: Recurrimos a empresas de terceros para que nos ayuden a prestar nuestros servicios:
- Procesamiento de pagos: Utilizamos la plataforma Creem.io para procesar de forma segura sus pagos de suscripción. Cuando realiza un pago, su información se envía directamente a Creem y su uso se rige por su Política de Privacidad y sus Condiciones de Uso. Le recomendamos que las consulte.
- Alojamiento de infraestructura: Nuestros servidores de procesamiento están alojados por Hetzner Online GmbH en Alemania. Proporcionan la infraestructura física y de red, pero no tienen acceso al contenido de los datos que procesamos, salvo en condiciones muy limitadas definidas en su contrato y para garantizar la seguridad/mantenimiento de la infraestructura.
- Otros proveedores pueden ayudarnos con el análisis de datos de uso (agregados/anonimizados), la gestión del soporte al cliente, etc. Solo les damos acceso a la información estrictamente necesaria y les exigimos contractualmente que protejan esta información.
- Cumplimiento legal y seguridad: Podemos divulgar información (incluidos potencialmente metadatos de procesamiento o, en casos excepcionales y legalmente requeridos, contenidos retenidos temporalmente) si creemos de buena fe que es necesario para cumplir con una ley, reglamento, procedimiento judicial o solicitud gubernamental aplicable; para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad, así como los de nuestros usuarios o el público; o para detectar y tratar el fraude o problemas de seguridad.
4. Transferencia y Lugar de Procesamiento de Datos
Al utilizar el Software para funciones que requieren procesamiento en el servidor (como OCR o matching), usted comprende y acepta que los datos pertinentes (imágenes recortadas, documentos enviados) serán transferidos y procesados en nuestros servidores ubicados en Alemania, alojados por Hetzner Online GmbH. Tomamos medidas para garantizar que estas transferencias y procesamientos sean seguros y cumplan con las normativas aplicables (en particular, el RGPD, dada la ubicación en Alemania).
5. Seguridad de los datos
Implementamos medidas de seguridad técnicas (ej.: cifrado TLS para las transferencias de datos) y organizativas apropiadas para proteger su información, ya sea en tránsito o en nuestros servidores en Alemania. Esto incluye la protección contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción. Nos comprometemos a tratar el contenido de sus documentos solo de manera efímera para la tarea requerida. Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento es infalible. Usted también es responsable de la seguridad de su propio entorno informático.
6. Sus derechos sobre su información personal
De conformidad con las leyes aplicables (en particular, el RGPD), usted tiene derechos sobre su información personal que poseemos (información de cuenta, suscripción, registros de uso). Estos derechos pueden incluir el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la oposición y la portabilidad. En cuanto al contenido de los documentos procesados, como no lo almacenamos después del tratamiento, los derechos de acceso, rectificación o supresión se aplican principalmente a las otras categorías de datos. Para ejercer sus derechos, contáctenos en la dirección que figura a continuación.
7. Conservación de datos
Conservamos su información personal (cuenta, suscripción, registros de uso) durante el tiempo necesario para proporcionar el Software, cumplir con nuestras obligaciones contractuales y legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestras políticas. Como se indicó anteriormente, el contenido de los documentos enviados para procesamiento OCR/matching no se conserva en nuestros servidores una vez completada la tarea. Los registros operativos que contienen metadatos pueden conservarse durante un período limitado con fines de seguridad y resolución de problemas.
8. Modificaciones de la Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad. En caso de modificación sustancial, se lo notificaremos a través del Software, por correo electrónico o publicando la versión actualizada en nuestro sitio web, indicando la nueva fecha de entrada en vigor.
9. Contactarnos
Si tiene preguntas o inquietudes sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas en materia de datos, póngase en contacto con nosotros en: